La semana pasada, uno de mis clientes inició nuestra reunión con una lluvia de preguntas que quiero compartirte: ¿Cómo logro identificar correctamente entre lo que es urgente y lo que es importante? ¿Qué pendiente resuelvo primero? ¿Respondo correos del cliente, reviso las propuestas de los proveedores o busco una persona que me apoye? ¿Empiezo surtiendo pedidos, me pongo al corriente de los pagos o verifico la existencia de materiales en la bodega?
Probablemente te identifiques con un par de cuestionamientos, y de ser así, esta nota puede ayudarte. Empecemos por resaltar el hecho de que cuando se arranca un negocio, las finanzas son —en la mayoría de los casos— limitadas, y siendo honestos y realistas, el paso número uno para impulsar su negocio es aprender a transformar el tiempo en un recurso altamente productivo.
Para los emprendedores hispanos, el talento y la creatividad son fortalezas indiscutibles, sin embargo, es importante reconocer que en lo referente a la planeación y organización de actividades y tareas, necesitamos fortalecernos. El manejo inadecuado del tiempo en un negocio se proyecta de diferentes maneras: acumulando notas auto adhesivas de diferentes colores por todos lados, saturando la agenda con citas —a las que probablemente se llegará con retraso—, o rechazando almuerzos de networking porque “el tiempo no alcanza”. Las tareas del emprendedor nunca terminan y con frecuencia ocupamos tiempo adicional—originalmente destinado a la familia— para ponernos al corriente o trabajar en una nueva propuesta para ganar un cliente. Al no tener el hábito de planear anticipadamente nuestro tiempo, de pronto nos vemos enredados en una maraña de hilos que lo único que genera es estrés donde la productividad queda en tela de juicio. “Hacemos lo que podemos” es la respuesta que escucho con frecuencia. Los emprendedores comparten el sentimiento de querer estirar el tiempo como si fuera una liga, cayendo en “clonación invisible”, esa que nos permite convertirnos en multi tareas, aprovechando el alto del semáforo para revisar mensajes, alguna pausa en las reuniones diarias para responder apresuradamente los correos pendientes impulsados por la ansiedad de tener un pendiente menos en la montaña de tareas por resolver. Sin embargo, el resultado de todo lo anterior equivale a perder de vista lo verdaderamente relevante para el crecimiento del negocio.
Si observamos nuestro día como se observa a un actor en el escenario de un teatro, descubriremos que el inadecuado manejo del tiempo, nos aleja del enfoque, “no tenemos tiempo” para dedicarlo al pensamiento analítico y estratégico del negocio. Sin planeación, el emprendedor se convierte en un ejecutor de tareas agotado y frustrado. Con la mente cansada y saturada, difícilmente surgirán las ideas y las soluciones que buscamos. Los emprendedores son responsables de absolutamente todos los aspectos de su negocio y adicionalmente tiene que actuar con claridad y conciencia al momento de asignar adecuadamente el tiempo, y eso lo vamos descubriendo y tenemos que capacitarnos para saber manejarlo adecuadamente.
Cambiemos un poco el orden de las cosas, te propongo que al despertar te preguntes: ¿Cuáles son las tres cosas que me gustaría lograr al terminar el día? Tómate el tiempo de pensarlo para después enfocarte. Tener objetivos claros y realistas te ayudará a trabajar con una intención concreta.
¿Y qué pasa con el resto de la larga lista de tareas?
Cuestiona el impacto individual que tiene cada tarea
El impacto te ayudará a clasificar tus tareas entre urgentes e importantes.
Asigna prioridades para generar una productividad inteligente.
Comienza el día haciendo lo difícil, al iniciar tu jornada de trabajo con la tarea más compleja, evitarás que posteriormente se convierta en un factor de estrés.
Mantén tu lista de pendientes frente a ti en todo momento. Un sinfín de listas electrónicas pueden fácilmente quedar perdidas en la pantalla.
Revisa continuamente tus avances y asigna nuevas prioridades manteniendo presente el impacto que cada una puede generar en tu negocio.
Organiza tu trabajo en un cuaderno, evite las distracciones que genera una pantalla.
En las reuniones, manténte alejado de la computadora o el celular, toma notas a mano y - por piedad- habla y conecta con la gente, te aseguro que lograrás mejores acuerdos. No todo lo resuelven los correos y mensajes de texto.
No revises a cada momento tu correo electrónico. Encárgate solo de elementos importantes que requieran de tu atención.
Responde correos electrónicos con frases cortas y concretas.
Para ser más productivos tenemos que aprender cómo gestionar nuestra atención. La forma en la que administres tu tiempo solo es relevante a medida que también controles tu atención hacia las tareas. El control de su atención significa la efectiva gestión de las distracciones internas y externas. Gestionar adecuadamente tu tiempo, suena fácil y sencillo, sin embargo, la realidad y el acelere del día a día demuestra que no es tan simple. Capacitarte o apoyarte con los expertos, te ahorrará tiempo, ese recurso irremplazable que ningún emprendedor debe desperdiciar.
Enfócate
Anticipa los problemas
Organiza tus tareas un día antes
Clasifica tu lista entre urgentes e importantes
Anota todo en tu agenda
Asigna tiempo libre para distraerte y desconectarse